איך להמיר Word ל-PDF בלי שהעברית תזוז
עבדתם שעה על קורות חיים או על הצעת מחיר ב-Word, שלחתם, והנמען פתח מסמך שבו הפסקאות קפצו לצד השני, המספרים התהפכו והטבלה נשברה. הדרך למנוע את זה היא לשלוח PDF. הנה איך עושים את זה נכון, במיוחד כשיש עברית.
למה Word "זז" אצל אחרים
קובץ Word הוא לא תמונה של המסמך אלא הוראות בנייה. כל מחשב בונה אותו מחדש לפי הגופנים, הגרסה וההגדרות שלו. כשחסר גופן, מוחלף גופן אחר ברוחב אחר, והשורות נשברות במקומות חדשים. בעברית יש עוד שכבה: הגדרות כיוון של פסקאות, טבלאות ומספרים, שתוכנות אחרות, כמו Google Docs, LibreOffice או Word בטלפון, לא תמיד מפרשות אותן באותה דרך.
PDF, לעומת זאת, שומר את המיקום הסופי של כל תו. מה שאתם רואים זה מה שהנמען יראה.
שתי דרכים ליצור PDF
מתוך Word עצמו: קובץ ← שמירה בשם ← PDF. זו הדרך הכי מדויקת כשיש לכם Word במחשב, כי המסמך נבנה עם הגופנים שלכם בדיוק.
אונליין: כשאין Word, כשאתם בטלפון, או כשקיבלתם קובץ ממישהו אחר, המרת Word ל-PDF עושה את זה בלי התקנה. זה עובד גם עם Excel ו-PowerPoint.
לפני ההמרה: חמש בדיקות קטנות
- כיוון הפסקאות. ודאו שהפסקאות בעברית מוגדרות מימין לשמאל, ולא רק מיושרות לימין. ההבדל לא תמיד נראה ב-Word, אבל הוא משפיע על מיקום נקודות, סוגריים ומספרים.
- מספרים וסימנים בתוך משפט. טלפון, תאריך או מחיר בסוף משפט עברי נוטים לקפוץ. קראו שוב את השורות האלה.
- טבלאות. טבלה בעברית צריכה להיות מוגדרת מימין לשמאל, כך שהעמודה הראשונה תהיה בצד ימין.
- גופנים. גופנים נפוצים כמו Arial, David או Calibri עוברים בלי בעיה. גופן מיוחד שהורדתם מהאינטרנט עלול להיות מוחלף בהמרה אונליין. במקרה כזה עדיף לייצא מתוך Word.
- שם הקובץ.
קורות-חיים-דנה-לוי.pdfאו באנגלית, ולאמסמך1.pdf.
אחרי ההמרה
פתחו את ה-PDF ועברו עליו כמו הנמען: האם כל העמודים שם, האם השוליים תקינים, האם הטבלאות שלמות. אם המסמך רגיש, כמו הצעת מחיר עם מחירים או מסמך עם פרטים אישיים, אפשר להוסיף סיסמה או סימן מים.
ובכיוון ההפוך
קיבלתם PDF וצריכים לערוך אותו? המרת PDF ל-Word שומרת על העברית בסדר הנכון. המדריך על טקסט הפוך מסביר למה ממירים אחרים נכשלים בזה.