איך להעביר טבלה מ-PDF ל-Excel בלי להקליד מחדש
העתקה של טבלה מתוך PDF בדרך כלל נגמרת רע: מדביקים ב-Excel וכל השורה נוחתת בתא אחד, המספרים הופכים לטקסט והעמודות זזות. המרה של הקובץ שומרת כל ערך בשורה ובעמודה שלו. הנה איך עושים את זה, ומה עושים במקרים שבהם ההמרה לא יוצאת נקייה.
קודם כול: איזה סוג PDF יש לכם
פתחו את ה-PDF ונסו לסמן עם העכבר מילה מתוך הטבלה.
- הטקסט מסומן: בקובץ יש טקסט אמיתי. זה המצב הרגיל בקבצים שהורדו מאתר, יוצאו מתוכנת הנהלת חשבונות או נשמרו מ-Word או מ-Excel. קבצים כאלה מומרים בדיוק.
- שום דבר לא מסומן, או שכל העמוד מסומן כגוש אחד: העמוד הוא תמונה, בדרך כלל סריקה או צילום מהטלפון. דלגו לחלק על טבלאות סרוקות בהמשך.
המרה של טבלה מ-PDF ל-Excel
- אם ה-PDF מבקש סיסמה כשפותחים אותו, הסירו אותה קודם עם הסרת סיסמה מ-PDF.
- פתחו את המרת PDF ל-Excel והעלו את הקובץ.
- הורידו את קובץ ה-xlsx ופתחו אותו ב-Excel, ב-Google Sheets או ב-LibreOffice.
כל טבלה עוברת לגיליון נפרד, ושם הגיליון הוא מספר העמוד שממנו הגיעה, כך ששתי טבלאות באותו עמוד לא מתערבבות. סכומים כמו 12,450.00 מגיעים כמספרים אמיתיים שאפשר לסכם, כולל סכומים שליליים שבהם המינוס כתוב אחרי המספר, כמו בהרבה דפי חשבון. מספרים ארוכים כמו מספר חשבון או תעודת זהות, ומספרים שמתחילים באפס, נשמרים כטקסט, כדי ש-Excel לא יעגל אותם ולא יוריד את האפס.
אילו טבלאות עוברות הכי טוב
טבלאות עם קווים בין התאים, כמו רוב דפי החשבון, החשבוניות והדוחות, מומרות תא אחרי תא. "טבלה" שהיא בעצם טקסט שמיושר ברווחים אין לה גבולות תאים לזהות, ולכן היא יוצאת כשורת טקסט אחת לכל שורה בעמודה A. גם זה מהיר יותר מהקלדה: מסמנים את עמודה A ומשתמשים בנתונים ← טקסט לעמודות, עם פיצול לפי רווחים או לפי רוחב קבוע.
סידור ב-Excel
- טבלה אחת על פני כמה עמודים: תקבלו גיליון לכל עמוד. העתיקו אותם אחד מתחת לשני לגיליון אחד ומחקו את שורות הכותרת שחוזרות.
- כותרות ממוזגות: כותרת שמשתרעת על שתי עמודות ב-PDF עלולה לנחות רק באחת מהן. מתקנים את שורת הכותרת ידנית, זה לוקח דקה.
- תאריכים: אם מיון לפי תאריך נותן סדר מוזר, Excel מתייחס אליהם כטקסט. מסמנים את העמודה ומשתמשים בטקסט לעמודות עם הגדרת תאריך (למשל DMY).
- כיוון הגיליון: הטקסט בעברית יוצא בסדר הנכון, אבל הגיליון עצמו משמאל לימין. כדי לראות אותו מימין לשמאל: פריסת עמוד ← גיליון מימין לשמאל.
טבלאות סרוקות
סריקה היא תמונה של טבלה, אז אין בה תאים לחלץ. העבירו אותה קודם דרך OCR בעברית ובחרו PDF עם טקסט לחיפוש, ואז המירו את הקובץ שקיבלתם ל-Excel. התוצאה היא שורת טקסט לכל שורה בטבלה, ואותה מפצלים לעמודות עם טקסט לעמודות כמו שמוסבר למעלה. בדקו את המספרים מול המקור: OCR יכול לטעות בספרה, במיוחד בצילום מטושטש.
זה בטוח להעלות?
דפי חשבון וחשבוניות הם מסמכים רגישים. הקבצים מעובדים בשרת שלנו ונמחקים אוטומטית אחרי שעה. אם צריך רק חלק ממסמך ארוך, הוציאו קודם את העמודים הרלוונטיים עם פיצול PDF. לדפי חשבון בנק וכרטיסי אשראי במיוחד, יש מדריך להפיכת דף חשבון לגיליון Excel.