איך להפוך דף חשבון מהבנק לטבלת Excel
צריך לסכם הוצאות לרואה החשבון, לבנות תקציב או למצוא את כל החיובים של מנוי מסוים? כשהתנועות נמצאות ב-PDF, כל חישוב דורש הקלדה ידנית. המרה ל-Excel הופכת את זה לכמה דקות של מיון וסינון.
מאיפה להוריד את ה-PDF
באתרים ובאפליקציות של הבנקים וחברות האשראי אפשר בדרך כלל להפיק דף חשבון או פירוט חיובים לתקופה כקובץ PDF. שווה לבדוק אם יש גם אפשרות לייצא ישירות ל-Excel. אם יש, זה עדיף. אם יש רק PDF, או אם קיבלתם את הקובץ ממישהו אחר, ההמרה היא הדרך.
חשוב: השתמשו ב-PDF שהורד מהאתר, לא בסריקה או בצילום מסך. בקובץ שהורד יש טקסט אמיתי, והטבלאות מחולצות מדויק. בסריקה יש רק תמונה.
איך ממירים
- אם הקובץ מוגן בסיסמה, הסירו אותה קודם עם הסרת סיסמה מ-PDF.
- פתחו את המרת PDF ל-Excel והעלו את הקובץ.
- הורידו את קובץ ה-Excel. כל טבלה תהיה בגיליון נפרד, עם שם לפי העמוד.
סידור הנתונים ב-Excel
כמה פעולות קצרות הופכות את התוצאה לטבלה שאפשר לעבוד איתה:
- איחוד גיליונות: דף חשבון של כמה עמודים יגיע כגיליון לכל עמוד. העתיקו את כולם לגיליון אחד, אחד מתחת לשני, ומחקו שורות כותרת כפולות.
- סכומים כמספרים: אם סכומים מיושרים לשמאל או ש-Excel לא מסכם אותם, הם כנראה נקלטו כטקסט. בחרו את העמודה, הסירו סימני ₪ ורווחים עם 'חפש והחלף', והמירו למספר.
- תאריכים: ודאו ש-Excel מזהה אותם כתאריכים ולא כטקסט, אחרת המיון לפי תאריך לא יעבוד.
- זכות וחובה: אם הם בשתי עמודות נפרדות, הוסיפו עמודה של יתרה או סכום נטו.
מה אפשר לעשות עם זה
- סינון: כל החיובים של סופר מסוים, של מנוי או של הוראת קבע.
- טבלת ציר (Pivot): סיכום הוצאות לפי בית עסק או לפי חודש.
- גילוי חיובים כפולים או מנויים ששכחתם שאתם משלמים עליהם.
- הכנת חומר לרואה חשבון או להחזר מס.
אבטחה
דף חשבון הוא מהמסמכים הרגישים ביותר. אחרי שסיימתם, מחקו עותקים מיותרים מתיקיית ההורדות. אם שולחים את הקובץ למישהו, שקלו להסתיר תנועות לא רלוונטיות, והיעזרו במדריך להסתרת פרטים אישיים.