חתימה סרוקה, חתימה על PDF או חתימה מאושרת: מה ההבדל?
"תחתום ותשלח" יכול להיות צילום של חתימה על נייר, שם מוקלד ב-PDF, או חתימה עם כרטיס חכם. שלושתם נקראים "חתימה", אבל הם לא אותו דבר. הנה ההבדלים, ומתי כל אחד מתאים.
1. חתימה סרוקה
מדפיסים, חותמים בעט, סורקים או מצלמים ושולחים. זו הדרך הוותיקה, והיא עדיין נפוצה.
יתרונות: כולם מכירים אותה, והחתימה נראית כמו החתימה האמיתית שלכם.
חסרונות: צריך מדפסת וסורק, והתוצאה לרוב קובץ כבד. צילום של חתימה אפשר גם להעתיק ולהדביק על מסמך אחר, כך שמבחינת הוכחה היא לא חזקה יותר מחתימה מוקלדת.
2. חתימה גלויה על PDF
מוסיפים לקובץ את השם שלכם בסגנון חתימה, או ציור של חתימה, ישירות במחשב או בטלפון. זה מה שעושה חתימה על PDF.
יתרונות: מהירה, בלי מדפסת, קובץ נקי וקטן.
חסרונות: כמו חתימה סרוקה, היא לא מוכיחה טכנית מי חתם ושהמסמך לא שונה אחרי החתימה. התוקף שלה נשען על ההסכמה בין הצדדים ועל התיעוד שמסביב, כמו המייל שבו נשלח המסמך.
מתאימה ל: מסמכים יומיומיים בין צדדים שמכירים ומסכימים לעבוד כך. חוזי שכירות, אישורים, טפסים פנימיים, אישורי קבלה.
3. חתימה אלקטרונית מאושרת
בישראל, חוק חתימה אלקטרונית (2001) מבחין בין כמה רמות של חתימה אלקטרונית. הרמה הגבוהה, חתימה מאושרת, נשענת על תעודה דיגיטלית שמנפיק גורם מאשר רשום, בדרך כלל עם כרטיס חכם או אפליקציה מאובטחת. החתימה קשורה מתמטית למסמך: כל שינוי אחרי החתימה מתגלה.
יתרונות: הוכחה חזקה של זהות החותם ושלמות המסמך.
חסרונות: צריך להנפיק תעודה, בדרך כלל בתשלום, ולעבוד עם תוכנה מתאימה.
מתאימה ל: מסמכים שהגוף המקבל דורש במפורש חתימה כזו, כמו חלק מהדיווחים לרשויות, מסמכים משפטיים מסוימים ומערכות של גופים פיננסיים.
ויש גם פלטפורמות חתימה
שירותים ייעודיים לחתימה דיגיטלית שולחים את המסמך לחותם, מתעדים מתי ומאיזה מכשיר נחתם, ומפיקים יומן ביקורת. הם יושבים באמצע: חזקים יותר מחתימה גלויה בגלל התיעוד, וקלים יותר מחתימה מאושרת. עסקים שחותמים על הרבה חוזים עובדים לרוב עם שירות כזה.
איך יודעים מה צריך?
פשוט שואלים את מי שביקש את החתימה. אם כתוב "חתימה אלקטרונית מאושרת" או "חתימה דיגיטלית עם תעודה", צריך את הרמה השלישית. אם ביקשו "לחתום ולשלוח", חתימה גלויה על PDF מתאימה ברוב המקרים. המדריך לחתימה על חוזה שכירות מראה את התהליך בפועל.